A gestão de contratos de serviços por medição ou de fornecimento por valor fechado é um dos maiores desafios operacionais e financeiros de um hospital. Na maioria das instituições, este controle vive num mundo paralelo ao sistema de gestão principal: um universo de planilhas complexas, e-mails trocados e um medo constante de "estourar o saldo".
Este controle manual não é apenas ineficiente; é um risco. Contratos que vencem sem aviso prévio, ordens de compra que excedem o valor acordado e a total falta de uma visão consolidada e em tempo real são sintomas de um problema que custa caro.
O Problema: Quando o Sistema Não Vê o Contrato
O Soul MV é uma plataforma robusta, mas, por padrão, não foi desenhado para gerir a nuance de um contrato de valor fechado que permite múltiplas medições ou entradas. O resultado? A equipa de suprimentos ou de manutenção lança uma ordem de serviço, mas o controle do saldo remanescente e da data de vencimento acontece numa planilha à parte.
Este "divórcio" entre a operação e a gestão de contratos cria um cenário de caos:
- Risco Financeiro: Aprovação de despesas que ultrapassam o saldo contratual, gerando custos não previstos.
- Falta de Proatividade: A equipa só descobre que um contrato está a vencer quando o fornecedor avisa ou quando um serviço precisa de ser executado com urgência, eliminando qualquer poder de negociação.
- Dados Não Confiáveis: Os relatórios de despesas demoram dias para serem compilados, pois exigem a consolidação manual de dados do sistema e das planilhas.
A Solução: Trazer a Inteligência para Dentro do Soul MV
Em vez de aceitar as limitações do sistema, estendemos a sua capacidade. Através de uma rotina personalizada, construída diretamente na base de dados do Soul MV, criámos uma "camada de inteligência" para a gestão de contratos.
A solução foi desenhada para ser simples e poderosa:
- Gestão de Saldo Integrada: A nova rotina associa uma ordem de serviço a um contrato de valor fechado. A cada nova medição ou entrada de nota fiscal vinculada a essa ordem, o sistema automaticamente debita o valor do saldo total do contrato. Se uma nova entrada exceder o saldo, o sistema alerta ou bloqueia a operação, conforme a regra de negócio definida.
- Controle de Vencimento Automatizado: A rotina monitora continuamente a data de vencimento dos contratos.
- Visão Unificada e Proativa: Com os dados agora a viverem dentro do sistema, criámos relatórios e dashboards que permitem à equipa de gestão acompanhar, com um clique, o status de todos os contratos: saldo remanescente, percentagem executada e alertas de vencimento iminente.
O Resultado: Do Caos ao controle Total
Ao trazer a gestão de contratos por medição para dentro do Soul MV, a transformação é imediata. O hospital passa a ter:
- Zero Gastos Acima do Contratado: O controle de saldo automatizado elimina o risco de estouro de orçamento.
- Planeamento Estratégico: Com os alertas de vencimento, a equipa de suprimentos pode renegociar contratos com meses de antecedência, garantindo melhores condições.
- Decisões Baseadas em Dados Reais: Os gestores têm uma visão precisa e em tempo real da execução contratual, sem depender de planilhas.
Esta solução é a prova de que o seu sistema de gestão pode e deve ser mais do que um repositório de dados. Ele pode ser o motor inteligente da sua operação.