Sua equipe de faturamento exporta dados do Soul MV para o Excel para fazer conferências que duram horas? O setor de compras controla o valioso estoque de materiais consignados em uma planilha separada, sujeita a erros? Seus gestores pedem um relatório e recebem três números diferentes dependendo da fonte?
Se essa é a sua realidade, você não está apenas perdendo tempo. Você está operando no escuro e, muito provavelmente, deixando dinheiro na mesa.
O Risco Silencioso da "Cultura da Planilha"
A dependência de planilhas e processos manuais é mais do que uma ineficiência; é um risco estratégico. Cada planilha é um potencial "ralo financeiro" e um ponto de falha na sua operação. Isso se traduz em:
- Glosas por erros manuais: Dados digitados incorretamente ou fora do prazo.
- Compras emergenciais: Falta de visibilidade do estoque real leva a compras de última hora com custo elevado.
- Decisões baseadas em "achismo": Sem dados centralizados e em tempo real, a tomada de decisão estratégica fica comprometida.
- Retrabalho e baixa produtividade: Sua equipe, que tem alto conhecimento, gasta mais tempo compilando dados do que analisando-os.
A boa notícia é que o seu sistema Soul MV, especialmente quando revitalizado e integrado a um ERP como o TOTVS 12, foi projetado para eliminar exatamente esse caos.
A Solução em 3 Passos: O Método para a Confiança nos Dados
Transformar o sistema em uma fonte única da verdade não é um projeto de TI, é um projeto de negócio. O método se baseia em três pilares:
Passo 1: Diagnóstico e Mapeamento de Processos
Antes de tocar em qualquer tela do sistema, o primeiro passo é entender o porquê das planilhas existirem. Mapeamos o fluxo de trabalho atual para identificar os gargalos, as tarefas manuais e os pontos onde a informação se perde. Este diagnóstico é a fundação de qualquer projeto de otimização bem-sucedido.
Passo 2: A Integração como "Fonte Única da Verdade"
Com os processos mapeados, a tecnologia entra em campo. Uma integração correta entre o Soul MV e o TOTVS 12 garante que os dados fluam de forma automática e segura entre o financeiro, faturamento, estoque e contabilidade. A informação de um lançamento no estoque atualiza o financeiro em tempo real. Uma alta de paciente no PEP dispara os eventos corretos no faturamento. O sistema passa a trabalhar para a equipe, e não o contrário.
Passo 3: Capacitação e Criação de Indicadores (KPIs)
A melhor tecnologia do mundo é inútil se as pessoas não souberem usá-la. O passo final é capacitar a equipe para extrair o máximo de valor do sistema. Isso envolve treinamentos focados em processos e a criação de painéis de controle (dashboards) simples, que entregam aos gestores os indicadores chave (KPIs) de forma clara e instantânea, eliminando a necessidade de relatórios manuais.
Conclusão
Abandonar a cultura das planilhas e do retrabalho não é uma despesa, é um dos investimentos com o retorno mais rápido e garantido que um hospital pode fazer. É a troca da incerteza pela previsibilidade.
Que tal agendar um diagnóstico gratuito para mapearmos juntos os "ralos de dados" da sua operação?